د ډیرو سوداګریزو لپاره، د پیسو ورکونکي حساب خورا پام نه کوي مګر هیڅ شی چې غلط نه وي. په هرصورت، د هغو پیسو څخه چې ډیر ښه پرمخ بیول شوي حسابونو څخه ډیر حاصلات شتون لري. په برعکس، دلته ډیرې ستونزې شتون لري چې کولی شي د هغه څخه راشي چې یوازې په محدودې توګه محدودېږي. دا ډیپارټمنټ ډیری وخت د سوداګرۍ نغدو پیسو په اړه خورا لوی اغېز لري ، او داسې فرصتونه شتون لري چې د عرضه کونکو سره د تادیاتو تړونونو څخه ګټه پورته کولو څخه السته راغلې یا له لاسه ورکړې وي.
یو ښه اداره حساب ورکونکي حساب ورکونکي څانګه باید وکوالی شي د حجم رخصتۍ او د پیسو د لومړنۍ دورې څخه ګټه واخلی او همدارنګه د نورو مصارفو او پانګوونو لپاره د سوداګرۍ لپاره د پیسو ډیری پیسو د ساتلو لپاره غوره لار وټاکي. دا څانګه باید دا هم ومومي چې عرضه کونکي د قراردادونو او قراردادونو پر بنسټ خپل مسولیتونه پوره کوي ، که چیرې د حجم یا د کیفیت معیارونه پوره نشي، مسلې حل شوي او د سم ګامونو ګامونه اخیستل شوي.
عام حسابونه د پیسو وړ وړ ستونزې
که څه هم د لګښتونو د کمولو او نغدو پیسو لپاره ډیری فرصتونه شتون لري، یو شمیر خنډونه هم شتون لري چې سوداګریز اهداف د دې اهدافو په ترالسه کولو کې مخ کیږي. د کینن 2014 حسابونه د وړاندوینې وړ کولو مطالعه موندلي چې د کاغذ پروسس د ډیری سازمانونو لپاره د ستونزو لویه سرچینه وه، پداسې حال کې چې د پیسو د انوګانو ترټولو لویې مسلې سره معامله کوي.
د اندیښنې نورې مهمې سرچینې دا وې:
- په دې وخت ډاډ ترلاسه کول چې پیسې په وخت وي
- د انوائس د تایید بهیر پروسې کول
- د عرضه کونکو سره د پیسو غوره پیسې ترلاسه کول او ډاډ ترلاسه کول چې مسؤلیتونه دواړه خواوو ته رسیدلي دي
- د سپلورونکي محاسبې او حساب ورکولو سیسټمونو سره معامله کول
- د معلوماتو او معاملو د امنیت ریکارډ او تایید کول
لست شوي ډیری مسلې د کاغذ په تیریدو باندې د تکیه کولو له کبله بد یا جوړ شوي دي. ورکړې ورکړې د ډیری سازمانونو کې ډیری ستونزمنې ستونزې دي، چې د ناوخته یا ورکړې پیسې لري. برسیره پردې، پداسې حال کې چې یو شمېر سوداګریزې د دوی د کاغذ کارکونکي ډیزاین کولو کې لیوالتیا لري، د عرضه کوونکو اکثریت لا تر اوسه د کاغذ رسیدونه لیستوي یا د فاکس لخوا استول کیږي.
ډیری کوچنۍ سوداګرۍ پخپله خپل حسابونه د ورکړې وړ کاغذ کار کوي، او ډیری یې په سمدستي توګه ترسره کیږي. لکه څنګه چې لږ عرضه کوونکي د بریښنایی بلې بلې برخې ته لیږدول شوي، ډیری سازمانونه په لویه کچه د بشري ځواک لګښتونه ډیټا ته ننوځي او د ډیجیټل کاپړو اسناد چمتو کوي.
د کاغذ سندونو کارول د انوائس د تصویب بهیر کمولو کې ځنډوي ځکه چې کاپي باید باید د بیاکتنې لپاره مناسبه ادارې ته وسپارل شي. کله چې کاغذی کار په اسانۍ سره د ډیجیټل بڼه کې شتون نلري، دا یوه ننګونه ده چې د معلوماتو تحلیل او ډاډ ترلاسه کړئ چې د تادیاتو تر ټولو غوره موافقتنامې ترالسه کیږي او مسولیتونه په پام کې نیول شوي. په وخت او د پیسو د وړاندې کولو مخکې موافقتنامې په اسانۍ سره له لاسه ورکول کیدی شي که چیرې سوداګر نشي کولی چې پیسې تادیه کړي، نو د کاغذ کار پورې اړوند مساوي لګښتونه کیدی شي.
پرمختیا او اصلاح
د دې حقیقت له مخې چې د حساب ورکونې مناسب حساب پورې اړوند یو شمیر مسایلو مساوي ادارې د ورته روټ الملونو څخه ډډه کوي، داسې یو لړ سمونونه شتون لري چې سازمانونه کولی شي په ورته وخت کې د ډیری اندیښنو پاملرنه وکړي. درې تر ټولو اغېزمنې لارې چې سوداګر کولی شي خپل حسابونه په سمه توګه وپیژني د ورکړې وړ ریاست پروسه په الندې ډول دي:
- د اعتراض کارت پیژندنه د کاغذ کارکولو ډکولو لپاره کارول
- د انلاین پورونو ګټه واخلئ کوم چې د عرضه کونکو لپاره د لاس رسی وړ دي
- د مدیریت کاري ورکشاپونه جوړ کړئ
OCR
پداسې حال کې چې ډیری شرکتونه په معمول ډول د سکینرانو څخه ګټه پورته کوي ترڅو د کاغذ کارونو ډیجیټل کاپیسونه رامینځ ته کړي، په عمومي توګه یوازې د هغه اسنادو یو انځور چمتو کوي چې په کمپیوټر کې خوندي کیږي. دا پدې مانا ده چې معلومات باید لاهم په ډیټابیس ډیټابیس کې داخل شي، په داسې حال کې چې د ریکارډونو ضایع د یوې مسلې څخه کم وي، دا لاهم وخت نیسي.
د منشور ځانګړتیا، یا OCR، د سند سکیننګ او له هغې څخه ډاټا بیرته ترلاسه کول شامل دي. دا ډاټا په اتوماتيک ډول ډیټابیس یا سپریڈ شیٹ کې اضافه کیدی شي. د او سي آر سي پروسې د دستګاه معلوماتو د ننوتلو غلطو مسلو په اړه کمولو کې مرسته کوي او د کاغذ کار موندلو سره سم معلوماتو ته د ننوتلو اجازه ورکوي. OCR د کارمند لپاره ورته وخت نیسي لکه څنګه چې د انځور دوتنې لپاره یو سند سکیننګ کوي، او په عمومي ډول د اضافي ګامونو اړتیا نلري. په ګارټینر کې، داسې سازمانونه دي چې کولی شي د خپلو انوګانو 80٪ یا ډیرو پوستونو څخه پرته چې یو کارمند پرته په مستقیم ډول ښکیل وي.
د سپلویزیوني پورټونه
په مرکزي مرکزي سیسټم کې د انوګانو او ډاټا داخلولو لپاره بهیر پروسې کولی شي سوداګر وکوالی شي د آنلاین پورټل جوړولو یا ګټه پورته کړي کوم چې یو تجارت او د هغې عرضه کونکو ته اجازه ورکوي چې امرونه تعقیب کړي، رسید وګوري او کله چې پیسې ورکړل شي. دا ارقام په یوه سازمان کې د یو شمیر افرادو لپاره شتون کولی شي پدې ډاډه کړي چې د پیسو ورکونکي حساب مناسب نظارت لري، او دا کولی شي د رسیدلو وخت په تیزولو کې مرسته وکړي. د لیږدونکي لیږدونکي پورټ ته السرسئ دا وړتیا برابروي ترڅو انوګانې وسپاري او پیسو تعقیب کړي او همدارنګه د توکو اخیستل یا تیریدو مسلو سره د هرې مسلې په اړه خبر شوي وي.
کاري ورکشاپونه او پروسې رامینځ ته کول
په هرصورت یو سازمان پریکړه کوي چې خپل د معلوماتو مدیریت هڅې ترسره کړي، دا مهمه ده چې د حسابونو او تادیاتو مدیریت لپاره یوځای شوی پروسه شتون ولري. دا کارونه سوداګری ته هڅوي ترڅو عملیات ترسره کړي او بدیلونه په ګوته کړي که چیرې دوی بې شمېره وي یا د غلطۍ یا ځنډ سره مخ شي. د Deloitte په وینا، دا پروسې باید هغه څه وښيي چې د پیسو ورکونکي حساب ورکوونکي اداره کله چې یو رسید ترالسه کوي، څومره معلومات ډاټا لري او شریک کړي او د رسیدونو د تایید لپاره پروسه څه ده. همدارنګه د عرضه کونکي مختلفو ډولونو د ورکولو لپاره د غوره الرو ټاکل کولو لپاره الرښوونې هم شتون لري.
پداسې حال کې چې ډیری عرضه کوونکي د 30 یا 90 ورځو دننه د پیسو لپاره رخصت وړاندیز کوي، دا کیدای شي د رخصتۍ ارزښت ونه لري که دا کار وکړي نو د سازمان نغدو پیسو مخه نیسي. دا اړینه ده چې د دې لپاره چې د شرکت او عرضه کونکي دواړه د قرارداد یا موافقې نسخې سره مل وي د تصدیق کولو یوه لاره ده. د دغو مسلو سره د معاملو لپاره د کاري ورکشاپ جوړول کولی شي تنظیمونو سره سم سمه لار غوره کړي.
کله چې عرضه کوونکي په وخت سره ندي وړاندې کولی، د ذخیره پوره اندازه یا مناسب مقدار کې، شرکتونه نشي کولی چې د انوګانو پیسې ورکړي تر څو چې دغه مسلې حل نشي. د کاري ورکړې په رامنځته کولو کې یو کاري کار کول خورا مهم دي کیدی شي کله چې دا مسلې رامنځ ته شي. برسيره پردې، سپلائرانو ته تاديه هم بايد د وخت په تېرېدو سره د رخصتۍ د له لاسه ورکولو يا د ناوخته تادياتو لپاره د سزا ورکولو مخه ونيسي. د هر سپوږمکونکي تړون موافقه باید ثبت شي او د شیانو بدلون بدل کړي، او پروسې باید دا ډاډ ترلاسه کړي چې هر حساب په سمه توګه اداره کیږي.
د کاري ورکړو رامینځ ته کول کیدای شي د شرکت سره مرسته وکړي:
بهرونه
د ډیجیټل کولو ریکارډونه، د او سي آر پلي کول او د پور کارول چې ممکن عرضه کوونکي ته لاسرسۍ ولري ممکن هغه څه وي چې وړو سوداګرۍ لپاره اړین وي، مګر سازمانونه باید دا ونه مني چې لګښت به د یو کاروبار مخه ونیسي چې له دوی څخه ګټه واخلي. پداسي حال کې چې د برقی سیسټمونو د جوړولو او ساتلو لګښت ممکن د ډیری کوچنیو او منځنیو ادارو لپاره منع وي، نو دا کار کول اکثرا اړتیا نه وي. د دریمې ډلې وړاندیز کونکي شتون لري چې سازمانونه کولی شي دا دندې په کار واچوي. سازمانونه کولی شي د قرارداد کونکي قراردادونو تحلیل لپاره د شرکت جوړولو د کارflows سره مرسته کولو لپاره د OCR پروسې رامینځ ته کولو لپاره د هرصورت لپاره مرستې لپاره مرستې ترالسه کړي.
پداسې حال کې چې سازمانونه ممکن نشي کولی د انټرنېټ مختلفو سیسټمونو پلي کولو لګښتونه پلي کړي، او دریم اړخ لري چې ډیری وختونه یې کار کوي. تجارتونه به د دې سیسټمونو د احتمالي سپما او ارزښت په وړاندې د نغدو پیسو د وړیا لګښتونو په وړاندې د بهر ګوندونو کارولو لګښتونو پرتله کولو ته اړتیا ولري، مګر بهرنیږي سازمانونه اجازه ورکوي چې د ټیکنالوژۍ او سیسټمونو څخه ګټه واخلی چې معمولا ډیره ګرانه وي.
- ډاډ ترلاسه کړئ چې د هر نوی حکم لپاره د پیرود امرونه جوړ شوي
- تایید کړئ چې رسیدونه د هغو محصولاتو سره سمون لري چې د قراردادونو موافقتنامې پوره کوي
- د ریکارډونو چک وګورئ چې دا پیسې تادیه شوي، دا دوی په وخت سره جوړې شوي او دا چې دوی نقل نه دي
- د پیسو د راکمولو لپاره د انویسونو تادیه کولو غوره طریقه معلوم کړئ، لکه د EFTs یا کریډیټ کارتونو له لارې