د وړو سوداګرۍ لپاره څنګه د اسنادو مدیریت سیسټم جوړ کړئ
د ډیرو سوداګریزو لپاره، د اسنادو مدیریت تمرکز د اسنادو تنظیم او ذخیره کې دی. دوی غواړي چې اسناد په منظم او خوندي ډول اسنادو ذخیره کړي چې لا هم د اسنادو اسانتیاو ته اسانتیا برابروي.
دا مقاله به تاسو ته وښيي چې څنګه د سند مدیریت سیسټم جوړ کړي چې په ریښتیا سره دا کار کوي.
که تاسو د کومې پلټنې سرچینې ته "د اسنادو مدیریت" ټایپ کړئ، نو تاسو به د "حل" مدیریت اوږد لیستونه ترلاسه کړئ، ډیری ځانګړتیاوې ساوتري سافټویر یا ایپسونه چې د کاغذ پاڼې بې برخې دفتر ګټې تشریح کوي .
په هرصورت، د اسنادو مدیریت سافټویر یا ایپسونه، ستاسو د سوداګرۍ الکترونیکي فایلونو ښه کولو لپاره ډیزاین شوي. ستونزه دا ده چې ډیری کوچني کاروبارونه باید د کاغذونو او برقی فایلونو په اړه د زاړه ډوله معلوماتو مخلوط سره معامله وکړي - او په ځینو مواردو کې، د کاغذ معلوماتو اندازه خورا لویه ده.
د یوې ګډې چاپیریال د رامنځته کولو ستونزې به د اسنادو د امیج سیسټم کارولو لپاره وي ترڅو ستاسو ټول سوداګریز اسناد د برقی بڼه ته بدل کړي. مګر دا خورا ګران دی او د ډیری وړو سوداګرۍ لپاره د وخت مصرف کول دي.
ښه خبر دا دی چې تاسو کولی شئ د اسنادو د مدیریت سیسټم اساسات په ځای کې ونیسئ پرته له کوم ځانګړي سافټویر اخیستل یا د عمده خرڅلاو سند ایجادولو څخه پرته.
سیستم باید پیچلی وي؛ تاسو باید په پلان جوړولو او پلي کولو کې ځینې وخت پانګه واچولو.
څنګه د سند مدیریت سیسټم جوړ کړئ
د سند مدیریت سیسټم ترتیب کول درې ګامونه لري؛
- د سند مدیریت پالن جوړول،
- د سند مدیریت پلان پلي کول،
- او لاندینۍ لارې.
لومړی ګام، د پالن جوړول، د دغو څلورو پوښتنو ځوابونه شامل دي:
د اسنادو د جوړولو لپاره قواعد څه دي؟
بانکي حساب ، د تادیاتو یادونې لیکونه، د پلور بروشورونه، بریښنالیک، د توازن بیلګه ، سپریڈشیټونه، راپورونه - ټول کاروبارونه د سوداګرۍ تعقیب او ساتلو په برخه کې ډیری اسناد چمتو کوي. او د تنظیمونو ساتلو لپاره، ټول سوداګرۍ باید د اسنادو د جوړولو لپاره قواعد تاسیس کړي.
د بیلګې په توګه، آیا ستاسو د معیاري سوداګریزو اسنادو لپاره د کور کورونه شتون لري، لکه خطونه او رسیدونه، او په کوم ځای کې واقع دي؟
آیا په کور کې د کور لارښود لارښود شته چې باید تعقيب شي؟
ایا نوي اسناد باید وټاکل شي او / یا وخت بند شي؟
د اسنادو شریکول یا بیاکتنې لپاره کوم پروسیجرونه باید تعقیب شي؟
د ځینو کوچنیو سوداګریزو لپاره، د اسنادو جوړولو په اړه یوازینۍ ټکي چې مسله به یې وي، چیرته چې د بیلابیلو سوداګریزو اسنادو لپاره چوکاټونه شتون لري او څنګه کارول کیږي. مګر که چېرې ستاسو په سوداګرۍ کې د سند جوړول د مختلفو خلکو سره شریک کړي، د اسنادو بیاکتنه یا تازه کول، تاسو اړتیا لرئ چې ځینې وخت وټاکئ چې دا کار باید څرنګه ترسره شي ترڅو دا اغیزمنتیا او ثبات تامین کړي.
موږ به څنګه اسناد ذخیرې کړو؟
په دې حقیقت کې دوه اړخونه شتون لري.
لومړی د ذخیرې فزيکي اړخونه شامل دي. حتی که ستاسو کوچني تجارت د کابینې په ډکولو کې د اسنادو ذخیره کول وي، د ذخیره کولو لګښتونه شتون لري؛ نه یوازې د ډک کولو کابینې ځان لګښت، مګر د وخت لګښت کله چې تاسو او یا هم ستاسو کارکوونکي د دوسیې اسناد یا یې بیرته اخیستلو ته لاړ شئ. په واقعیت کې، د ذخیره کولو سره ترټولو لوی لګښت، د ډیری وړو سوداګرۍ لپاره، ممکن د هغه وخت لګښت وي چې خلک د اسنادو په لټه کې وي.
د اسنادو ذخیره کولو دوهم اړخ سازماني دی؛ اسناد به څنګه ثبت شي؟ د اسنادو د ثبت کولو کلیدي د فایل د سمبالښت ښه عملونه تعقیبوي.
تاسو هم باید پوه شئ چې تاسو به د ارشیف اسناد څنګه ترلاسه کړئ. تاسو به څنګه فایلونه سمبال کړئ کوم چې له نیټې نه بهر یا یا د چمتو کولو لپاره چمتو یاست ستاسو د سند مدیریت سیسټم کې بیرته سوځونکی ته لیږدول شوی؟
د بیلګې په توګه، زه د خپل کمپیوټر په اړه د کاري اړونده فایلونو مختلفو فایلونو ته لاړ شم، هغه نور هغه کسان چې په اوسني وخت کې نه دي، او په نوی کال کې لیبل شوي نوي فولډرونه جوړ کړئ.
ورته هم د کاغذ دوتنو سره ترسره کیدی شي؛ دا دومره ستونزمن نه ده چې د دوتنې فولډر او لیبل څخه زاړه (ای) لاسوندونه لیرې کړئ او په سرلیک کې "زاړه" سره یو نوی جوړ کړئ. ځینې سافټویر د اتوماتیک آرشیف اختیارونه وړاندې کوي. د بیلګې په توګه، د مایکروسافټ ایټالیک، تاسو ته اجازه درکوي چې زاړه برېښناليک محفوظ کړئ
څنګه کولی شي د اسنادو بیرته ترلاسه کول ساده شي؟
دا پوښتنه ستاسو د سند مدیریت سیسټم زړه دی. د کانروکس کاناډا لپاره د لیجر مارکیټ لخوا ترسره شوي سروې کې، د کاناډا SMB مالکان او مدیرانو په منځني ډول ویلي چې دا اسناد د مدیریت او ذخیره کولو لپاره او د نږدې اسنادو یو ساعت) globeandmail.com (پلټنه لپاره یو کال $ 2،5 $ لګښت کوي.
یوځل بیا، د ویناوو ښې کړنې کولی شي د ستونزې حل کولو لپاره اوږدمهاله لار ومومي. په دې سایټ کې د ډاټا مدیریت مقالې کول به تاسو پیل کړئ. که تاسو داسې کارونه ترسره کوئ لکه په منظمه توګه د نوم لیکنې کنوانسیون تعقیب کړئ، د بیلګې په توګه، اسناد به د موندلو لپاره اسانه وي.
او که تاسو یو واحد ملکیت یاست نو څوک چې د کارکونکو سره د سول یا یو کاروباری مالک کار کوي ، زه د فایل ځایونو لیست جوړوم، سپارښتنه کوم چې هغه کاروونکو ته به یادونه کوي چیرې چې ځانګړي ډول ډول دوتنې ځي - او کوم ځانګړي اسناد موندلو لپاره. که ستاسو سوداګری د ډیری په څیر وي، نو په یاد ولرئ چې دا فایل ستاسو په کمپیوټر سیسټم کې، یو کور کور سرور، په بادل کې ، یا که د کاغذ فورمه په فزيکي ځای کې ثبت شوي وي لکه د ډک کولو کابینه. د مثال په توګه، داسې وګڼئ چې تاسو زما په سوداګرۍ کې عکس، ویډیو یا حتی د کاغذ عکسونه هم کارولی شئ. ستاسو د دوتنې د ځایونو لیست کې ننوتل کیدی شي:
ډیجیټل انځورونه / ویډیو: کمپیوټر (یا سرور) - د مناسبې موضوع فولڊر کې E: / انځورونه - فایل کړئ
د کاغذ عکسونه: د کابینې ډک 3 - عکسونه - الفا د موضوع لخوا
شریک شبکه یا د کلاډ ډرائیو باید د منځپانګو سره سم لیبل شي، لکه څنګه چې باید د کابینې دراوړ کونکي.
موږ څنګه کولای شو خپل اسناد وساتي او خوندي وساتو؟
د سند د امنیت لپاره د دفاع لومړۍ لومړۍ کرښه په فزیکي توګه د سوداګرۍ ودانۍ ځان ساتي. ټولې سوداګرۍ ته د امنیت سیسټمونو اړتیا لري، لکه د الارم سیسټمونه، نصب شوي - حتی د کور پر بنسټ سوداګرۍ .
تجارتونه هم اړتیا لري یا په نورو امنیتي وسایلو کې پانګه واچوي، لکه د کړکۍ بار / ګولۍ، امنیتي کمرې او / یا ګزمې خدمتونه. تاسو کولی شئ ټولې وخت مصرف کړئ چې تاسو غواړئ پاسورډونه جوړ کړئ او د فایلونو فایل کولو کولو په هڅه کې ستاسو د برقی فایلونو د ساتلو په هڅه کې، مګر دا ډیره مهمه نده چې څوک څوک بسنه وکړي او ستاسو کمپیوټر غلا کړي او هارډ ډرائیو سره.
ټول جعلي کابینې باید بند شي او د کاروباري ساعتو وروسته تړل شوي وساتل شي (او د غرمې په وخت کې تړل شوي که هیڅوک باور نلري چې نږدې نږدې وي).
د برقی اسنادو لپاره د عمومی امنیت پروسیجرونه په منظم ډول د اسنادو مالتړ کوي او د ورته هارډ ډراو پرته پرته د اسنادو بیک اپ ساتل په کوم ځای کې چې اصلي اسناد شتون لري. د سیمې ساحه ترټولو غوره ده چې د طبیعي پیښو له امله له منځه وړل د سوداګرۍ ډاټا په وړاندې ساتنه وکړئ - بلکه دا بله بله دلیل چې ولې بادل د سوداګرۍ لپاره مثالی دی .
کوچني تجارتونه چې د همکارانو یا کارمندانو سره ورته ورته کمپیوټر شبکه شریکوي ممکن هم د ځینو کاروونکو لاسرسی محدود کړي ترڅو دوی یوازې د شبکې ځینې سرچینې وکاروي یا وګوري. د مثال په توګه، تاسو کولی شئ یو شبکه ولرئ یا د کلاډ شیئر ډایرکټر "اکاؤنټ" نوم کړئ چې یوازې مدیریت پورې محدود لاسرسی لري که څه هم که یو کاروونکي اجازه ترلاسه کړي چې سرچینې ته السرسې ولري، لکه د غوښتنلیک، ځانګړي اسناد د پاسورډ ساتل کیدی شي. د اسنادو منځپانګې هم کوډیټ شي کیدی شي، یوازې هغه کسانو ته چې د اړین کوډیزون کیلي لري لري لاسرسي چمتو کړي.
د کارمندانو غلا یو بل ګواښ دی چې د ډاټا امنیت ته. کوچني تجارتونه چې کارمندان لري باید په حقیقت کې د ریزمیم حقیقت وګوري او په کارمندانو باندې د شتمنیو چکونه د پالیسۍ موضوع وي.
ستاسو د سند مدیریت سیسټم پلي کول
کله چې تاسو د پورته پوښتنو ځوابونو له لارې خپل سند مدیریت پالن جوړ کړی، نو تاسو پلي کولو لپاره چمتو یاست، دا ډاډ ترلاسه کړئ چې ستاسو ټول کارکوونکي ستاسو د سوداګرۍ اسنادو مدیریت سیسټم په اړه پوهیږي او د اسنادو ذخیره کولو او ذخیره کولو په وخت کې مناسب پروسیجرونه تعقیبوي.
تاسو باید دا ډاډ ترلاسه کړئ چې هغه څوک چې ستاسو په ټولنه کې لاسوندونه لاسرسی او کاروي، د کار کولو لکه د نومونو او مناسبو اسنادو سمبالولو له لارې تعقیبوي. د آزموینې لپاره په منظمه توګه د پوټک چیک، ایا د ځانګړي فایلونه په اسانۍ سره وموندل شي او د غلطی په وړاندې ساتنه وشي.
تاسو کولی شئ په یوه ورځ کې د سند مدیریت سیسټم جوړ کړئ مګر په منظم ډول یې پلي کول په بریالیتوب سره د بریالیتوب لپاره کلیدي وي. انعامونه لوی دي - د دې توان لري چې هغه څه ومومئ چې تاسو یې غواړئ کله چې تاسو غواړئ او دماغ سوله.