د ډیجیټل فایلونو لپاره د فایل مدیریت تجهیز
د ډایټیکپټ، لیپټاپ یا ګرځنده وسایلو په اړه د سیمه ایزو اسنادو ذخیره کولو سربیره نور ډیر کاروبارونه د اساسي سوداګرۍ غوښتنلیکونو او فایل ذخیره کولو لپاره بادل کاروي. (وګورئ چې ولې د کلاډ کمپیوټري د وړو سوداګرۍ او د کلاو کمپیو کمپیو کمپیوټ 5 تخریب لپاره مثبته ده. )
د ذخیره کولو مسله نور پیچل کول د ډیرو سوداګریزو اړتیاوو اړتیا ده چې د کارکونکو ترمنځ اسناد اسناد شریک کړي.
د دفتر دننه دا په عموم ډول د فایل سرور یا شبکې سره د ذخیره کولو وسیله (NAS) کاروي. که چیرته د موبایل لاسرسي ته اړتیا وي، اسناد کولی شي په کلاشینډ کې ذخیره شي او د السرسۍ اجازه وټاکلو له لارې شریک شي. د دې ټولو پایلو کیدای شي د فایل مدیریت د اندیښنې وړ وي د ځینې هغه کسانو اسنادو سره چې په بادل او ځینې سیمه ایز کې ذخیره شوي، او حتی انفرادي اسناد یوازې په یو ځای یا ذخیره کې ذخیره شوي.
سازمان د برقی فایل مدیریت کلیدی دی
که چیرته اسناد ذخیره شي نو دا مهمه ده چې دوی تنظیم او تازه وساتئ. د برقی فایل مدیریت موخه دا ده ترڅو ډاډ ترلاسه کړئ چې تاسو هغه څه ومومئ چې تاسو یې لټوئ، حتی که تاسو د هغې د جوړیدو وروسته د هغه په لټه کې یاست.
ډیری سوداګریز خلک په یو وخت کې یا بل په بل شرمونکي حالت کې وي چې د پیرودونکي ټلیفون لري او نشي کولی په چټکۍ سره اړونده انوائس یا نور مهم پیرودونکي اسناد پیدا کړي.
په مساوي توګه ځورول د کال په پاى کې د محاسبې هڅه کوي چې د محاسبې لپاره د شرکتونو حسابونو پورې اړوند اسناد او یا هم بد تر السه کړي، مالیه .
د ډیجیټل اسناد مناسب تنظیم په ځانګړې توګه په یو ګډ چاپیریال کې خورا مهم دی - که ستاسو یو کارمند غیر حاضر وي) لنډمهاله یا تلپاتې! (تاسو باید په اسانۍ سره د هغه کس لخوا جوړ شوي اسناد یا اداره کولو توان پیدا کړئ.
) په یاد ولرئ چې د ناخوښۍ سره د معلوماتو مسلو احتمالي ضایع کول، د کارکونکو پریښودل د سوداګریزو معلوماتو ساتلو لپاره یو بل دلیل دی. د سوداګرۍ معلوماتو ساتنه 6 قوانین وګورئ).
د دې فایل مدیریت لارښوونې به ستاسو سره د لاسرسی وړ لاسوندونو په ساتلو کې مرسته وکړي:
د ډیزاین سمبالګر فولډر د پروګرام فایلونو لپاره کاروئ.
د کاریال پروګرامونو لګولو پر مهال د دوتنې د دوتنې ځایونو کارول. د وینډوز په واسطه، د کنوانسیون د غوښتنلیک پروګرام فایلونو له مخې (د Drive Letter:) -> د پروګرام دوتنې ډایرکټری. په نورو ځایونو کې د ایستلو نصب کول مغل او غیر ضروري دي.
2. د ټولو اسنادو لپاره یو ځای.
ټول اسناد د یو واحد "روډ" فولډر لاندې ولیکئ. د وینډوز چاپیریال کې د یو واحد کاروونکي لپاره د اصلي ځای موقعیت د My Documents فولډر دی.
د فایل شریکولو چاپیریال کې هڅه وکړئ چې ورته عمل وکړي. د ریډ یو واحد جوړ کړئ (د مثال په توګه "شارډ اسناد" په نوم یادیږي) او ټول اسناد په فرعي فولډرونو کې د ریډ فولډر دننه وساتئ. د ټولو برقی اسنادو لپاره د یو ځای کولو سره دا د شیانو موندلو اسانه کول او بیک اپ او آرشیفونه اسانه کوي.
3. په منطقي حاکمیت کې فولډر جوړ کړئ.
دا ستاسو د کمپیوټر د ثبت کولو کابینې کټګوري دي، نو د خبرو کولو لپاره. د خپلو فولادو نومولو لپاره ساده ژبه وکاروئ؛ تاسو نه غواړئ په راتلونکې کې د فولډرانو لیست ته وګورئ او څه فکر کوئ چې "TFK" یا کوم کوم چې په زړه پورې لنډ نوم یې تاسو ته اختراع کړی.
4. د فولډر پوښکونکي په فولډر کې.
د اړتیاوو په رامنځته کولو سره په نورو مهمو فولډو کې نورې فولډرونه جوړ کړئ. د بیلګې په توګه، " انوایس " په نوم یو فولډر ممکن د 2018 "2017" او "2016" په نوم فولډر ولري. د مراجعینو لپاره نومول شوی فولډر کیدی شي د فولډر "پیرودونکي ډاټا" او "لیکلي" شامل وي. موخه دا ده چې هره فایل په فولډر کې ولرئ مګر د لست د یتيمونو د ګوتو په پرتله.
په هرصورت، مه کوئ، پیچلې، ژور پوښښ فولډر جوړښتونه جوړ کړئ. چیرته چې ممکنه کاروونکي تشریحوي دوتنې نومونه بدلیږي.
5. د دوتنې نومونې کنوانسیونونه تعقیب کړئ.
ځینې عملیاتي سیسټمونه (لکه یونس) د فایل یا فولډر نومونو کې ځایونو ته اجازه نه ورکوي، نو له دې څخه ډډه وکړئ که ستاسو کمپیوټر چاپیریال مخلوط شي. د دې ځای پرځای کڅوړه د لنډیز په توګه کارول کیږي) د مثال په توګه Doe_John_Proposal.doc. (نور توريونه لکه / لکه؟ <> \: * | "^ هم د فايل یا فولډر نومونو کې د وینډوز لاندې منع دي.
د اسانه پېژندنې دوتنې نومونه په اسانۍ پیژندلو او بیا ترلاسه کولو لپاره کارول مګر د ډیورنډۍ - دوتنې / د لارې نومونه مهاله محدودیتونه لري چې د عملیاتي سیسټمونو ترمنځ توپیر لري. د وینډوز تر مینځ د فایل لپاره د بشپړ بشپړ لین اوږدوالی (د مثال په توګه د چلولو لیک + د فولډ نومونه + د فایل نوم) 260 حروف دی. هر ځای چې هر ممکنه ممکنه لنډیزونه وکاروي، لکه د جنوري لپاره یا د کارپوریشن کارپوریشن.
6. ځانګړی شئ.
بریښنالیک دوتنې منطقی، ځانګړی نومونه ورکړئ او که امکان ولري د دوتنې نومونو نیټه شامله کړئ. موخه د فایلونو نومول د دې وړ دي چې وکوالی شي د دې پرانستلو پرته د فایل څه شی دی او وګوري. نو که دا سند د پیرودونکو لپاره یو لیک وي نو هغه تادیه کوي چې پیسې تیریږي، نو هغه ته یې "د" overdue_20180115 "په نوم بلنه ورکړي؛ د یو څه په څیر "لیک". تاسو څنګه پوهیږئ چې دا لیک پرته له دې چې پرانیستل شي؟
که تاسو د بریښنالیک یا د پورټ وړ وړ وسایطو له لارې فایلونه شریک کړئ نو تاسو کولی شئ د فایل نوم واخلئ نور ځانګړي معلومات، ځکه چې د فولډ معلومات به د ګډ دوتنې سره شامل نه وي. د بیلګې په توګه، که ستاسو سند زما په اسنادو \ 2017 \ \ ګمرکونو \ Doe_John_20180416.dococ کې شریک وي او فایل یې ټول شریک یا ایمیل شوي دي به وګوري چې Doe_John_20170416.doc دي او نشي کولی چې ووایي چې فایل کټریټ دی. پرته له دې چې پیسې یې پرانیزي.
7. کله چې تاسو لاړ شئ فایل.
د سند د فایلولو لپاره غوره وخت دی کله چې تاسو لومړی یې جوړ کړئ. نو د عادت په وخت کې "د" د خبرو اترو خوندیتوب "باکس کارولو لپاره خپل سند لاسلیک کړئ او همدا نوم یې ورکړئ، په لومړي ځای کې یې په لومړي ځای کې وسپاره.
8. د اسانتیا لپاره ستاسو فایلونه ترتیب کړئ.
که چیرته داسې ډیزاین یا فایلونه شتون ولري چې تاسو ډیر کاروي، دوی د دوتنې لیست ته پورته کړئ، د دوی سره یې د نوم لیکلو له لارې! یا د فایل نوم په پیل کې AA.
9. ستاسو دوسیې په منظمه توګه سم کړئ.
ځینې وختونه زړونه روښانه دي لکه څنګه چې پورته "انوایس" نومې فولډر په مثال کې. که دا نه وي، خپل فولډونه د پخوانیو فایلونو پاکولو په واسطه غیر رسمی وساتئ.
د سوداګرۍ اړوند فایلونه مه اخلئ مګر دا چې تاسو په پوره ډول نه یاست چې تاسو به هیڅکله فایل ته اړتیا ونلرئ. د هغې پر ځای، ستاسو د اصلي فولډر لاندې ستاسو د فولډر اصلي مجموعه کې، یو "" زاړه "یا" غیر فعال "نومیږي، او په ټول کې یې زاړه فایلونه لیږدئ.
( څومره باید تاسو د CRA یا IRS لپاره د سوداګرۍ ریکارډونه وساتئ؟ دا تشریح کوي چې تاسو باید د مالیاتو مسؤولیتونو پوره کولو لپاره څومره وخته د سوداګرۍ ریکارډونه وساتئ.)
10. خپل دوسیې په منظمه توګه بیرته واخلئ.
که تاسو خپل فایلونه په یو بل ډرائیو یا ټیپ کې کاپي کوئ، نو دا مهمه ده چې یو منظم بیرته راګرځیدونکي ریژیم تعقیب کړئ. د بریالي بیک اپ سیسټم ته درې ګامونه وګورئ.
د ښې فایل مدیریت هغه څه چې تاسو یې غواړئ پیدا کړئ
د برقی اسنادو سمبالول باید ستاسو د سوداګرۍ لپاره د ټولیز مدیریت ستراتیژی برخه وي. د مناسب سند مدیریت پالن باید د اسنادو سمبالولو ټول اړخونه شامل وي، په شمول د ذخیره کولو، بیرته راګرځولو، بیک اپ او امنیت.
د لټون فعالیت یوه ښه خبره ده مګر دا به هیڅ کله د فولډ یا فایل ته لاړ نشي کولو آسانتیا سره سمون ولري. که تاسو د دې فايل مدیریت لارښوونې تعقیب کړئ، حتی که تاسو نه پوهیږئ چې څه شی دی، تاسو پوهیږئ چیرې چې دا باید وي - یو لوی ګټې چې تاسو یې د لټون په موندلو کې راځي. د ښې فایل مدیریت کړنې به ستاسو د سوداګرۍ وخت او پیسې خوندي کړي .