ستاسو د فیلم سیسټم ماسټر!
د فایل سیسټم تنظیم کولو لپاره وخت اخیستل خورا مهم دي. پداسې حال کې چې هرڅوک به د کاغذ پاڼې بې برخې کولو سره مینه ولري، حقیقت دا دی چې ډیری کوچني کاروبارونه اوس هم اړتیا لري چې د کاغذ اسنادو ذخیره کړي لکه انو رسی، رسیدونه او نور. او کله چې اړتیا وي نو دوی په اسانۍ سره بیرته ترلاسه کړي.
د راټولولو رسيدونه په سمه توګه مهم دي؛ یو غیر موجود یا خرابه سیسټم کولی شي د عایداتو ماليې وخت کې اضافي هڅې ورځې اضافه کړي ځکه چې تاسو نه غواړئ د ورک شوي تاییدونو له امله د مالیاتو کسرونو څخه ډډه وکړئ.
او که ستاسو سوداګری د یوې پلټنې تابع وي او تاسو د دې توان نلرئ چې د خپلو لګښتونو په مالتړ کې اړین اسناد چمتو کړئ ستاسو د ادعاګانې ډیری احتمال به رد شي او ستاسو د مالیې بیرته راستنیدنه بیا وارزول شوې .
لکه څنګه چې د کوچنۍ سوداګرۍ خاوند ، تاسو باید د خپل میز په چټکه او اسانۍ سره کار کولو توان ولري. که څه هم د کاغذ ډک کولو سیستم سیسټم ستونزمن ښکاري، دا یو نسبتا اسانه کار دی چې د ځینو ډکولو الرښوونو او چلونو له الرې اسانه کیدی شي.
د فایل کولو سیستم څنګه تنظیم کول
(1) په خپل میز کې د څو دقیقو لپاره کېکاږئ او معلوم کړئ چې تاسو به په غیر عادي توګه د شیانو په لټه کې شئ.
زه د خپل کارځای حق ته یوه څیره لرم. کله چې زه لومړی زما د ثبت کولو سیسټم جوړ کړم، په دې کې هیڅ شی نه لرم. کله چې زه قلم، کاغذ کاغذونه یا زما ساتونکي وګورم، دا لومړنی ځای ؤ چې زه به یې وګورم، حتی که زه پوهیدم چې دا خالي وي. نو په طبیعي توګه زه قلم، کاغذ کاغذونه او ډیزاین په دې ډنډ کې اچوم. زما لپاره، دا د دغو توکو لپاره طبیعي کور و.
هر څوک به دا توپیر سره یوځای شي او د یو چا لپاره کار کوي کوم ممکن د بل لپاره کار ونکړي. یو څو دقیقو وخت ونیسئ چې ستاسو په لومړني کاري سایټ کې کښینئ او سامان، سامان او فایلونو ته ورسیږئ. دا به تاسو سره په شخصي توګه د دغو توکو د ثبتولو لپاره یو ښه ځای جوړ کړي.
(2) اوس چې تاسو پوهیږئ چې تاسو طبیعي معلومات د معلوماتو په لټه کې یاست، تاسو باید دا وټاکئ چې آیا الفباغونه، شمیرې یا د موضوع د ثبت کولو سیستم به ستاسو لپاره غوره کار وکړي که نه.
تاسو به څنګه خپل کاغذونه د ډلبندۍ کټګورۍ ته تنظیم کړئ (د بیلګې په توګه مصارف، مالي، بازار موندنه )؟
تاسو د سوداګرۍ مصارفو اړوند کاغذی کار څنګه لکه د بانک بیانونه، د خدماتو بیل، د دفتر مصرف رسیدونه، د موټرو د منلو لوژیانو او نور څه ډول موندلی شئ؟ د پیرودونکو د معلوماتو په اړه - تاسو د مراجعینو نوم سره سم د شیانو لټون کوئ؟ د حوالې شمېره؟ دا یو مهم ګام دی، ځکه چې دا به معلومه کړي چې تاسو به د فایل سیسټم څنګه ترسره کړئ. کله چې تاسو وټاکئ چې کومې کټګورۍ تاسو کاروي، پریکړه وکړئ که تاسو اړتیا لرئ چې نور لاړ شئ او ضمیمې جوړې کړئ. د دې لپاره چې تاسو د خپل د ثبت کولو سیسټم لپاره کوم شی واخلئ دا کار وکړئ.
(3) بیا، ستاسو د ذخیرې اړتیاوې په بشپړه توګه وټاکئ.
ایا تاسو ډیر لوی فایلونه لرئ چې تاسو هره ورځ لاس رسی لرئ؟ ایا تاسو یوازې په اونۍ کې ستاسو فایلونو ته لاسرسی لرئ؟ ځواب به دا معلومه کړي چې تاسو د ډېسکټاپ فایلونکي اړتیاو ته اړتیا لرئ، ستاسو د میز نږدې نږدې د ډری ډیری دوه کابینه یا په خونه کې د پوستکۍ کڅوړه کابینه.
په پام سره غوره کړئ. د کابینې د کښلو په وخت کې د ودې لپاره اجازه ورکړئ - یو څه واخلئ ترڅو د دوتنې دوه ځله په ځای کېږئ چې تاسو فکر کوئ اوس به تاسو ولري. دا به ستاسو د ثبت کولو سیسټم بیا راګرځولو او بیا تنظیم کولو لپاره د هغو ځینې وخت محدود کړي.
) 4 (د روښانه لیبل کولو سیسټم کې د وضاحت او اسانه لاسرسي لپاره پانګه اچونه.
د فایل لیبلونو د لوستلو وړتیا څرګند دی، مګر د لیبل کولو کې وضاحت به تاسو ته د تصور کولو وخت په پرتله ډیر وخت خوندي کړي .
ډیری شرکتونه چې لیبلونه جوړوي هغه ټکي چمتو کوي چې د ډیری مشهور ټیکنالوژۍ پروسس سافټویر سره یوځای کیږي. تاسو کولی شئ د یو کوچني لیبل جوړونې سیسټمونو په اړه فکر وکړئ چې اوس کولی شي د انفرادي پوستې لیبل چاپ کړي. هغه توکي چې دوه ګوني دندې ترسره کوي عموما د پوهې پانګې اچونې دي.
(5) اوس تاسو د فایل فولډرونو اخیستلو لپاره چمتو یاست.
ترټولو غوره پانګه اچول د رنګ پټه فولډر فولډونه اخیستل (ډاډ ترلاسه کړئ چې د پلاستيکي لیبل ټکي شامل دي) او د ساده منیلا فایل فولډرونه. د رنګ کولو پټه فولډرونه د دوو دلیلونو لپاره غوره دي:
- دوی په اسانۍ سره شتون لري
- دوی آسانتیاوې د کټګورۍ پیژندلو ته آسانه کوي
د بېلګې په توګه، که تاسو خپل ټول پیریدونکي فایلونه په زېړ پټو فولونو کې، د نیل فولډونو مالي معلومات او په سرخ سرخ فولډونو کې د مارکیټ پورې اړوند هر څه، تاسو کولی شئ په اسانۍ سره په کوم ځای کې چې تاسو د یو ځانګړي فایل لټون کوئ.
ساده دی غوره دی
د KISS اصل د فایل کولو سیسټم ترتیب کولو لپاره کارول کیږي چې کارول اسانه دي او ورسره وده کول آسان دي. ساده خوښي یې وساتئ! پراخه خپرونې کټګوري به تاسو ته اجازه درکړي چې نوي فايلونه په اسانۍ سره لکه څنګه چې وده ومومي، او ستاسو د فایل سیسټم اپرېل یا منظم کول به په منظمه توګه له منځه یوسي.
د دې ساده ساتل به ستاسو د ټول سند د مدیریت سیسټم د یوې برخې په توګه ستاسو کاغذ او ډیجیټل فایلونو سره یوځای کول اسانه کړي .
د ناپاکۍ سره مخ شئ چیرې چې ممکنه وي
که تاسو هڅه کوئ خپل کار شنه کړئ او بدلون "Paperless Office" ته واړئ تاسو کولی شئ د مصرف رسیدونه اسکین او دوی د ډیجیټل حساب ورکولو معلوماتو سره وساتئ. ځینې نوي کلاشینګ حساب ورکونې سافټویر غوښتنلیکونه دا د دې وړتیا لري چې د ګرځنده تلیفونونو له الرې تاسو ته د مصرف رسید لپاره د ګرځنده تلیفون انځور واخلئ او په الوتکه کې یې ثبت کړئ) د کاناډا کوچني سوداګرۍ لپاره غوره اکسینګ سافټویر وګورئ (.
په پام کې ونیسئ چې د پیسو کاپیسا یا د پیسو د عوایدو ډیجیټل انځورونه عموما د کاناډا د عوایدو اداره (CRA) ته منل شوي دي چې دوی په څرګنده روښانه دي. که نه، CIA کولی شي د اسنادو لپاره د پلټنې یا معمول غوښتنه کې د اصلي کاغذ اسناد وګوري د دې لپاره، اصلي توکي باید د مقرر شوي وخت لپاره وساتل شي. (وګورئ چې زما د سوداګرۍ ریکارډونو د لازیاتو معلوماتو لپاره څومره وخت لرم .)