پلورونکي به د RFP په ګوته شوي اړتیاو په اړه د هغې اړتیاو په اړه یوه داوطلب تولید کړي، او سیالۍ داوطلبي به د ګټونکي پلورونکي یا د پلورونکو لنډ لست لیست لپاره وڅیړل شي کوم چې بیا به شرکت ته وړاندیزونه وړاندې کړي .
د وړاندیز کولو سند لپاره د غوښتنې تعریف کول
د RFP سند د یو پلورونکي د ترلاسه کولو لپاره خورا مهم دی څوک کولی شي د پیرودونکو سوداګرۍ اړتیاوې پوره کړي. که چیرې اسناد غلط وي، یا هم د ناڅاپي اړتیاوو له مخې، د اړتیاو لرې اړتیاوې، او د پلورونکي غیر مناسبه اړتیاوې، نو د RFP پروسې به نیمګړتیاوو ته السرسي وکړي، یا په ځینو مواردو کې، هیڅ ډول داوطلبی نه وي. پلورونکي اړتیا نلري چې د هرې RFP په اړه داوطلبي وسپاري، او حتی که دوی د RFP اړتیاو پوره کولی شي، ممکن ممکن په وخت کې اړتیاوې پوره کولو ظرفیت ونلري. وروسته بیا ځینې وختونه وموندل شي کله چې پیرودونکي RFP د کوچني پلورونکو لپاره راځي چې ممکن د دوی په ساحه کې مشران وي مګر د پیرودونکو اړتیاوو پوره کولو لپاره وسیله یا ظرفیت نلري.
هر RFP به د اړتیاوو پر بنسټ توپیر ولري کوم چې تعریف شوي او د پیرودونکو ځانګړي اړتیاوې. حتی په ورته شرکت کې، د RFP اسناد ممکن د لومړنیو اړتیاوو پر بنسټ متمرکز وي. د ځینو RFPs لپاره، تمرکز کیدای شي د قیمت پر ځای وي، په داسې حال کې چې نور کولی شي د سپارلو په وخت او یا د اړتیا وړ توکو لپاره د کیفیت اړتیاوو تمرکز وکړي.
د RFP اسنادو ځانګړتیاوې
د RFP اسنادو ځینې ځانګړتیاوې شته چې اړتیا ورته وي. د بیلګې په توګه، هر RFP باید یو ځانګړې نیټه او وخت ولري چې پیرودونکي ټول احتمالي عرضه کوونکي ته اړتیا ولري چې داوطلبی وړاندې کړي. که چیرې داوطلبي د دې نیټې څخه وروسته وسپارل شي، دوی باید رد شي. که یو پلورونکی په وخت سره وړاندیز ونکړي، نو دا به د سازمان سره او ممکن د سپارلو اندیښنو سره ممکنه مساله ښایي.
په هرصورت، پیرودونکي باید داوطلبانو ته د داوطلبۍ وړاندې کولو لپاره مناسب وخت ورکړي. که اړتیاوې په ځانګړي ډول پیچلې وي، پلورونکي شاید د ځواب غبرګون ټیم راټول کړي ترڅو هغه سیمو ته اړتیاوې مات کړي چې دوی یې پوهیږي او بیا یې تادیه راولي. که چیرې د RFP کې تشریح شوي مهال ویش خورا لنډ وي، ځوابونه بیرته اخیستل کیدی شي او پلورونکي شاید د بشپړ تفاهم پر ځای د پروژې پیچلتیا کې اټکل وي. دا به ناسم داوطلبي او د ضایع شوي RFP پروسې المل شي.
د RFP سند باید دا پروسه وښيي که پلورونکي د RFP په مشخص شوي اړتیاو باندې اضافي سوالونه ولري. پلورونکي باید اجازه ورنکړي چې د پیرودونکو سره اړیکه ونیسي ځکه چې دا کولی شي یو پلورونکي ته اضافي معلومات ورکړي چې دوی ته رقابتي ګټې ورکوي.
دا غوره ده چې د کانفرانس ټیلیفون تنظیم کړئ ترڅو د هر پلورونکي استازي وکولای شي د مراجعینو ته بیرته لارښوونو څخه پوښتنه وکړي او غوږ ونیسي. دا د داوطلبۍ په بهیر کې شفافیت تضمینوي.
د RFP یو سند باید په واضح ډول بڼه بڼه وپلورئ د RFP غبرګون. که دا په څرګنده توګه تعریف نه وي، ځوابونه به ولیږل شي چې په بیالبیلو بڼه کې دي او د پلورونکي داوطلبۍ پرتله کولو ناممکن وي. د غبرګون بڼه باید وپیژندل شي چې په هره برخه کې د پلورونکي څخه اړتیا وي، لکه حوالې، د احتمالي ټیم غړو بیا پیل، د پلورونکو لخوا د اړتیاو په اړه یو سند، او د قیمتونو نیولو بڼه. که هر پلورونکی د ځواب ځواب بڼه تعقیب کړي، نو دا به د داوطلبۍ اسانه پرتله کړي.